Por: Dra. Luz Eneida Saldaña Abogada Universidad del Rosario, especialista en Derecho administrativo y Derecho financiero.
Según lo establece el artículo 1º del Decreto 2148 de 1983, la función notarial se ha definido como un servicio público que implica el ejercicio de la fe notarial, la cual otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario. El notario, cuenta con un sistema normativo especial, y está sometido a reglas muy exigentes en materia de inhabilidades con el fin de garantizar la seriedad, eficacia e imparcialidad en su quehacer. ¿Cuál es la naturaleza jurídica del cargo de notario? a la luz de la jurisprudencia, se ha precisado que se trata de un particular con carácter de autoridad a quien el Estado ha confiado la importante labor de brindar seguridad jurídica a los actos, contratos, negocios jurídicos y situaciones o relaciones jurídicas cuando en aquellos se exige el cumplimiento de ciertas solemnidades o cuando los interesados optan por revestirlos de tal solemnidad.
El Notariado no ha sido ajeno a la gran afectación que ha significado para los colombianos la Pandemia por el Covid 19, que ha significado inicialmente la imposición de restricciones y a la postre, algunos alivios en procura de preservar la función notarial y el empleo, por ejemplo, el artículo 158 del Decreto Ley 960 de 1970 declaró que “Los Notarios tendrán las horas de despacho público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial”.
Dentro de las 34 excepciones del aislamiento preventivo obligatorio, se ha mantenido a lo largo del estado de emergencia, la prestación de servicios y actividades notariales, dando al Superintendente de Notariado y Registro – (SNR), la facultad para determinar los horarios y turnos en los cuales se prestará el servicio notarial, garantizando así la prestación del servicio a las personas más vulnerables y a las personas de especial protección constitucional.
El 24 de marzo, La Superintendencia expidió la primera Resolución para adecuarse a las instrucciones del Gobierno Nacional, la número 3133 de 24 de marzo de 2020, restringiendo las jornadas, en procura de preservar la integridad de los usuarios del servicio, así como del notario y de sus empleados. Determinó que en los municipios que contaran con una o dos notarías el servicio se prestaría en uno de los turnos allí definidos durante solo dos días a la semana en horario único de 10 de la mañana a 1 de la tarde y para los que contaran con más de dos notarías expidió el calendario respectivo hasta el 13 de abril de 2020, pero sin incluir el servicios los días sábado en los términos de la resolución 0617 de 27 de enero de 2020.
Luego y en la medida en que la cuarentena se iba ampliando, se expedía un nuevo decreto legislativo de Estado de Emergencia Económica y Social y los respectivos decretos que ordenaban el aislamiento preventivo obligatorio durante determinado tiempo y en consideración a los informes sobre la evolución de la pandemia, se fueron adecuando las jornadas y los horarios y la SNR fue emitiendo instrucciones mediante resoluciones ampliando las restricciones para los mismos períodos; por ejemplo, se estableció que en aquellos círculos notariales en los que existan dos notarías, los notarios deberían coordinarse a efectos de prestar el servicio público notarial en días diferentes de la semana y en ningún caso podría prestarse el servicio público notarial por parte de los dos notarios en forma simultánea.
Posteriormente y en forma gradual se limitó a los días lunes, miércoles y viernes, en los municipios con una única notaría, en horario de 8 de la mañana a 1 de la tarde que se encuentren ubicadas en zonas de clima cálido y templado y para las ubicadas en clima frío, el horario de prestación del servicio, será de 10 de la mañana a 3 de la tarde y se adecuaron los cronogramas hasta la fecha límite del nuevo aislamiento para municipios con más de dos notarías. También se contempló la posibilidad de trabajar a puerta cerrada con la finalidad de adelantar trámites y procedimientos de tipo administrativo, siempre y cuando se adoptaran todas las medidas necesarias de prevención y protección del COVID-19.
Igualmente se permitió a todas las notarías del país, prestar el servicio a domicilio, en especial para las personas mayores de 60 años o en situación de vulnerabilidad y sujetos de especial protección constitucional, menos en las clínicas, hospitales y establecimientos penitenciarios y carcelarios, con sujeción al cumplimiento de las medidas contenidas en la Instrucción Administrativa 04 del 16 de marzo de 2020 y la Resolución No. 000666 de 24 de abril de 2020, del Ministerio de Ministerio de Salud y Protección Social.
A partir del 27 de abril se habilitó para todas las notarías del país, la prestación del servicio público notarial de lunes a viernes en una jornada de cinco (5) horas diarias y los horarios ya definidos y habilitó la prestación del servicio público notarial los días sábados, según la resolución de turnos No. 617 del 27 de enero de 2020, exclusivamente.
Finamente, con la expedición de la resolución 5020 de 26 de junio de 2020, desde el 1º de julio y hasta el 15 de julio de 2020, autoriza a las notarías del país prestar el servicio conforme los horarios previamente establecidos en los actos administrativos expedidos por la SNR que se encontraban vigentes antes de iniciar el aislamiento preventivo obligatorio, dando por normalizado el servicio notarial en el país según reza la citada disposición. No obstante, para aquellas regiones del país en donde a través de alcaldes o gobernadores se decreten toques de queda, el servicio público se entenderá suspendido y se restablecerá una vez sea levantada la medida local.
Para las notarías del Aeropuerto Internacional El Dorado (79 y 80), creadas mediante Decreto 1437 del 9 de agosto de 2019, creó las Notarías, con servicio de lunes a domingo durante las 24 horas del día, a raíz de la Pandemia, desde el 27 de abril se restringió para esta notarías la atención al público, de lunes a domingo, con una jornada de cinco (5) horas diarias, para cada una de ellas: La notaría 79, de 1 a 6 de la tarde y la notaría 80, de 8 de la mañana a 1 de la tarde; jornada que a la fecha continúa igual, habida cuenta de que el Aeropuerto no ha sido reabierto.
Ahora bien, en relación con la Bioseguridad, los notarios en todo momento deberán adoptar las medidas de prevención y mitigación tanto para su personal como sus usuarios, correspondientes a las contempladas en las Instrucciones Administrativas 04 y 07 de 2020, expedidas por la en el marco de la emergencia sanitaria, en la Circular No. 362 de 2020, que se refiere a la atención y manejo frente a trabajadores que presenten síntomas asociados al coronavirus o que hubieran sido confirmados como positivos para COVID y en la Resolución No. 000666 de 24 de abril de 2020, proferida por el Ministerio de Ministerio de Salud y Protección Social, entre otras y tales como:
Elaborar actas de control de ingreso de usuarios a los despachos,
desinfectar el captor biométrico antes de su uso por cada usuario y cada vez que se utilice el dispositivo,
mantener a disposición de trabajadores y usuarios elementos necesarios para el lavado de manos, las instalaciones o lugares de trabajo en adecuadas condiciones de higiene y limpieza, procurando el flujo de ventilación constante en las diferentes áreas de la Notaría,
en el evento de presentarse filas al interior de la notaría o para el ingreso a la misma, se deberá mantener una distancia no menor a dos (2) metros entre cada usuario,
elaborar actas de control de ingreso de usuarios a las notarías,
notificar casos sospechosos de trabajadores con COVID-19 ante las autoridades competentes.
Sujeto al cumplimiento de las medidas contenidas en la Instrucción Administrativa 04 del 16 de marzo de 2020 y de dar estricto cumplimiento a la Resolución No. 000666 de 24 de abril de 2020, del Ministerio de Ministerio de Salud y Protección Social, para la prestación del servicio a domicilio para personas mayores de 60 años, en situación de vulnerabilidad y sujetos de especial protección constitucional, se debe verificar que el usuario al que se le preste el servicio no haya ingresado recientemente a Colombia proveniente de países con casos de Covid-19, o que se encuentre en aislamiento debido a contagio de este virus, obligatorio uso del tapabocas, la toma de temperatura y el lavado de manos antes y después de haber facilitado el servicio.Limpieza del captor de huella para cotejo biométrico antes y después del uso y demás medidas adoptadas en los diferentes actos administrativos expedidos por el Gobierno Nacional y la SNR. Sin embargo, no se presta este servicio en clínicas, hospitales y en establecimientos penitenciarios y carcelarios.
Con respecto a la biometría o exigencia de imposición y cotejo de la huella dactilar se suspendió esta herramienta mediante la Instrucción Administrativa No. 04 de 16 de marzo de 2020 por ser un agente de propagación. Se habilitó nuevamente, mediante la Resolución 5020 de 26 de junio de 2020 a partir del día 1 de junio de 2020, para los casos contemplados por la ley y relacionados en la Circular No. 3296 de 29 de agosto de 2019 expedida por la SNR, conforme a la cual, el notario no podrá exigir la imposición de la huella dactilar en acto o trámite notarial, salvo en los eventos expresamente señalados en la ley o cuando el usuario de manera expresa lo solicite y previa aplicación de las siguientes medidas: Antes de permitir el uso del captor biométrico a cada usuario del servicio público notarial, deberá ser previamente desinfectado con el uso de Alcohol isopropílico. El uso de sensores de huella solamente debe ser utilizado por personal autorizado designado por el notario para minimizar los riesgos de contagio.
Como alternativas laborales mientras esté vigente la emergencia sanitaria, se previó en su momento, según el D.L. 770 de 3 de junio de 2020, hacer ajustes en la jornada de trabajo, debiendo mediar acuerdo mutuo entre empleador y trabajador, y cumpliendo con los horarios señalados por el ente rector.
Con respecto a la medida del Pico y Cédula que afecta enormemente la actividad notarial, en cada municipio debe concertarse con la autoridad municipal la flexibilidad y adecuación con las directrices del Gobierno Nacional, para la aplicación de la misma. En Bogotá, finalmente se estableció que los ciudadanos podrán hacer trámites en las notarías sin tener en cuenta el pico y cédula, para casarse, firmar escrituras y para divorciarse, es decir, en aquellos trámites en los que, por obligación, se requiera que dos o más personas comparezcan, pero si la diligencia en unipersonal, la medida del pico y cédula sí rige.
Finalmente, respecto de los alivios otorgados en razón del impacto económico para los notarios, se expidió el Decreto 805 de 4 de junio de 2020, - apoyo económico para la nómina - por el término de cuatro meses, para todas las Notarías del país, destinado al cumplimiento de sus obligaciones laborales con el objeto de proteger el empleo de los trabajadores que prestan sus servicios en las Notarías del país, correspondiente al cuarenta por ciento (40%) del valor de un S.M.L.M.V. para cada uno de los empleados de la Notaría que se encuentren relacionados en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), entre otros requisitos y so pena de responsabilidades fiscales, disciplinarias y penales al darle destinación diferente o información fraudulenta. También para el pago de la prima de servicios debe mediar mutuo acuerdo entre empleador y trabajador y el notario podrá trasladar el primer pago de la prima de servicios, máximo hasta el veinte (20) de diciembre de 2020.
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