Por: Dra. Luz Eneida Saldaña Abogada Universidad del Rosario, especialista en Derecho administrativo y Derecho financiero.
Las personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal, como Conjuntos residenciales, Condominios, Centros Comerciales y Oficinas cuando recolectan o usan Datos Personales de los propietarios, arrendatarios, visitantes, empleados, residentes o cualquier persona (Titular del dato), están realizando Tratamiento de Datos Personales, los cuales deben efectuarse conforme a la Constitución y la Ley, ya sea que lo hagan en forma directa o a través de terceros como las empresas de vigilancia y seguridad privadas, estando todas obligadas a cumplir con las formalidades y requisitos impuestos por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, mejor conocida como ley de Habeas Data.
El artículo 15 de la Constitución Política, establece que: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.”
En consecuencia, todas las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar toda la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas y privadas. Esta disposición fue desarrollada por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la cual define como “Tratamiento” en el literal g) del artículo 3º, “cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”.
Conforme al artículo 50 de la Ley 675 de 2001 “Por la cual se expide el régimen de propiedad horizontal”, “la representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad. Los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en la cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.
Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.”
¿Tienes dudas sobre el alcance de la responsabilidad de los Administradores? Consúltanos haciendo click aquí.
Ahora bien, en lo no previsto en dicha ley respecto de los administradores se aplica la Ley 222 de 1995 la cual requiere que ellos no sólo obren “de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios”, sino que en el ejercicio de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”.
En desarrollo de tales preceptos, la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC-, ha elaborado una Guía para el Tratamiento de Datos Personales en las Personas Jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal, formulando las siguientes recomendaciones, cuyo contenido iremos desarrollando a futuro.
Efectuar un diagnóstico acerca del cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
Utilizar como modelo, los formatos de la SIC, para su cumplimiento.
Recolectar los datos de forma lícita y para fines legítimos, utilizando medios que dejen evidencia del cumplimiento de la ley.
Tener en cuenta las pautas especiales para recolectar huellas dactilares, datos relativos a la salud, tomar fotos o efectuar videograbaciones.
Cumplir los requisitos para poder recolectar y tratar Datos Personales de niñas, niños y adolescentes
Exigir el respeto de la regulación de protección de datos y de su Política de Tratamiento de Datos Personales a los terceros que contrata (Encargados del Tratamiento).
Adoptar medidas para garantizar los principios sobre Tratamiento de Datos Personales
Respetar los derechos de los Titulares de los datos e implementar los mecanismos efectivos para su ejercicio
Ubicar de manera estratégica los avisos de privacidad en sitios fácilmente visibles
Utilizar avisos para informar a las personas que están siendo videovigiladas
Garantizar la seguridad de los Datos Personales
Eliminar los Datos Personales tan pronto cumplan la finalidad para la cual fueron recolectados
Garantizar la confidencialidad de la información
Implementar estrategias de Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales
FUENTE: Guía sobre el Tratamiento de Datos Personales en la Propiedad Horizontal – Delegatura para la Protección de Datos Personales – SIC - 2020
Evita sanciones, en Consejuridico #QueremosAcompañarte